A importância de documentar Design

A documentação de processos é uma etapa muito importante dentro da vasta gama de funções exercidas por um designer, seja para registrar pesquisas e os insights colhidos a partir dela, ora para registrar decisões do time, ou até mesmo uma contextualização do projeto para todo o time.

Quando se fala sobre o trabalho de um profissional de Design, é natural lembrar apenas de telas, fluxogramas ou ilustrações criativas. Todas essas atribuições são, sim, funções extremamente importantes e bem comuns no nosso dia a dia. Porém, a documentação é algo que não pode ser ignorada; pois, na minha percepção, essa é uma atividade essencial para processos e práticas de UX.

Contexto

No início da minha jornada como designer na CWI, fui alocado no atendimento a um cliente, porém sem um projeto definido. Minha função inicial era auxiliar as designers que já estavam atuando com esse cliente, até eu compreender e me adaptar à rotina e às funções. Atualizava protótipos, auxiliava com pequenos ajustes e participava de algumas decisões.

Até o momento em que assumi de fato um projeto.

As demandas desse projeto estavam sendo tocadas por uma das designers que eu auxiliava. Portanto, foi excelente pra mim. Eu teria o suporte dela sempre que precisasse, caso em uma ocasião eu precisasse ter acesso ao histórico de decisões tomadas ao longo do projeto e aos fatores que as motivaram. Lembro bem que no início, anotava várias coisas que elas me falavam, e uma das coisas que anotei em meu caderninho, foi:

“Documenta tudo que tu fizer, seja tela, decisões de negócio, pesquisas, tudo que tu puder documentar. É muito importante para que tudo isso não se perca entre idas e vindas de pessoas no time.”

Lembro bem também que essa prática era um ponto no qual estávamos buscando aprimoramento naquela ocasião, já que a sobrecarga de atividades e demandas dificultava a realização dela. Mas até então tudo bem, pois eu tinha a companhia de quem sabia o motivo de tais caminhos terem sido escolhidos, ou não, dentro do produto. Até que… minha fonte premium de consultoria saiu da empresa. Claro que, nesse tempo, consegui assimilar bem como o projeto havia sido construído, quais os objetivos, muitas regras de negócio. Porém, é sempre natural que alguns detalhes possam passar despercebidos.

Desde então, aquela anotação do caderninho, que falava sobre documentar nossas ações, passou a ser uma das minhas prioridades.

Mas afinal, o que eu devo documentar?

Seguindo o exemplo do conselho dado por elas, minha opinião é que devemos documentar tudo que for possível e útil. A documentação é um suporte argumentativo para o processo e as decisões de Design.

Procuro documentar nossas pesquisas da forma mais completa possível. Como o roteiro da pesquisa, transcrição dos áudios (se houver) ou das próprias respostas dos usuários, os resultados e insights também entram nessa documentação. Normalmente, construímos uma apresentação formal com os resultados, que eu procuro deixar atrelada ao restante da documentação também.

Sobre o produto e fluxo de telas, procuro explicar a função de cada tela, porque foi executada daquela maneira, se há algum comportamento diferente, além das especificações técnicas que ficam registradas também.

Além disso, faço separações por entregas, visto que a squad preferiu quebrar o produto em “versões” menores para termos entregas constantes, e dentro de cada uma, documento as partes do fluxo como, por exemplo, simulação e escolha da loja. A separação que fiz foi mais ou menos assim:

Simulação (entrega 1):

• etapa 1 do fluxo;
• etapa 2 do fluxo;

Autorização (entrega 2):

• etapa 1 do fluxo;
• etapa 2 do fluxo;
• etapa 3 do fluxo;
• etapa 4 do fluxo;

E assim por diante, até que todas as etapas e entregas estejam devidamente cobertas.

Com que frequência devo fazer isso?

Eu diria que a frequência correta é sempre que a demanda passível de documentação for finalizada. Ou seja, ao fim de desenhar um fluxo de telas, é interessante escrever o porquê das escolhas feitas, explicando inclusive regras de negócio que influenciaram essa escolha ou interações e comportamento de tela.

Para a construção de uma pesquisa, é legal documentar todas as fases, desde o roteiro, até os resultados finais. Enfim, tudo que de alguma maneira possa servir de consulta.

E onde documentar?

Essa pergunta não tem uma resposta correta. Acredito que o lugar correto de documentar é onde fica mais fácil para o restante do time poder consultar. Por uma questão de padrão, eu e os demais designers do cliente utilizávamos o Notion para esse fim, que é uma ferramenta excelente. Ela permite construir roteiros, criar repositórios para cada projeto, elaborar questionários e até mesmo construir um quadro de atividades com marcadores individuais.

Porém, o projeto no qual eu trabalho está todo inserido em outra ferramenta, no caso o VSTS. Lá temos as sprints, as user stories e os objetivos. Por esse motivo, conclui que fazia mais sentido que a documentação estivesse lá também. Nesse caso, criei uma pasta dentro das wikis do projeto para conter todas essas informações, assim, todo time tem acesso ao material a qualquer momento de forma facilitada.

E quando eu devo começar a fazer isso?

AGORA MESMO.

Sei que essa tarefa acaba não entrando nas estimativas, no escopo de esforço individual, mas é muito interessante tornar ela parte da rotina. Tenho certeza que, muitas vezes, alguém se perguntou sobre o porquê daquela decisão ter sido tomada e, por falta de documentos, a pergunta não foi respondida. Então, quem ainda não faz, sugiro que comece logo. Documente o que está sendo feito a partir de agora, e se possível, resgate e detalhe o que já está feito também. Mas faça.

Por fim, tente levar essa cultura para dentro do seu time. Mostre a importância disso para que todos compreendam e possam auxiliar nessa tarefa. Talvez não surja de imediato a aceitação desejada, mas seja teimoso e siga fazendo. Mais dia ou menos dia, ela será útil e você terá um guia do produto inteiro em mãos.