Construção de timelines estratégicas: o caso do GPA
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Com uma parceria que se estende há mais de 10 anos, a CWI e o GPA colecionam juntos momentos de grande importância. Para enfatizar esse valor, em um encontro presencial com a gerência do GPA, foi idealizada uma timeline com uma retrospectiva de entregas dos anos de 2021 e 2022, ressaltando as estratégias e movimentações realizadas.
Com a orientação e mentoria de um de nossos Agile Coaches, Tiago Weber, foi revisitada essa ação que impactou os olhos de quem teve a oportunidade de presenciar e deixou uma impressão positiva na mente dos envolvidos.
E você? Já pensou em realizar uma timeline contendo as entregas que fizeram diferença para a evolução do cliente? Foi isso que a CWI fez…
Onde tudo começou…
A ideia surgiu a partir da equipe de agilidade da CWI envolvida com o GPA. Com o propósito de mostrar as evoluções e todo volume de ações das diversas áreas abrangidas no trabalho da parceria, mas principalmente de Design e Processos, a equipe, com o seu modelo de maturidade, separou as entregas e ações a partir dessas duas linhas.
Inicialmente construído no Miro, uma plataforma de colaboração visual que permite a criação de murais e gerenciamento de projetos simultaneamente, a timeline, ou linha do tempo, ganhou post-its digitais coloridos que representavam, cada um, uma ação feita pela equipe. Com legendas bem claras, é possível entender as responsabilidades e entregas de cada área e as movimentações feitas divididas por trimestres nos anos.
Após a organização em um meio digital, a equipe CWI se preparou para montar fisicamente a timeline em um dos espaços na sede de São Leopoldo, Rio Grande do Sul. Os post-its que antes eram digitais, agora tomam uma forma física e são tangíveis. Contando a trajetória de apenas 2 anos (de uma parceria de 10), a sala designada para tal iniciativa ficou colorida, incentivando a curiosidade de todos que passaram por lá.
A linha do tempo
A timeline focava em entregas de agilidade, como treinamentos de Agile Masters, capacitações de novas metodologias (como discovery de novos produtos e serviços), onboarding de novos papéis (como por exemplo product managers e tribe leads), construções de chapters, guildas e avaliações de maturidade. Além disso, ela trazia movimentações do time, como entradas de Product Owners e trocas de Agile Masters, entre outros cargos que fizeram a diferença ao longo do tempo determinado.
Construída com o foco em mostrar o valor dos resultados atingidos, a linha do tempo mostra algumas das entregas mais importantes realizada pelo time no quesito agilidade, sendo elas as implantações de:
- Descoberta de produto (discovery)
- Planejamento trimestral
- Framework de OKRs
- Azure DevOps
- Kanban de portfólio
Essas evoluções, que ocorreram ao longo dos 2 anos descritos, contribuíram para um fortalecimento da parceria com o GPA. Foram aplicadas algumas metodologias que transformaram os processos de produção e impactaram positivamente nas ações estratégicas.
Em fevereiro de 2021, ocorreu o primeiro Discovery no GPA, ministrado por agilistas da CWI. O Discovery é um modelo de descoberta de produto que ocorre, tradicionalmente, durante cerca de 2 semanas e coloca as partes interessadas do time para definir o produto ou serviço que será feito. Utilizando metodologias Lean, é estabelecido o produto, tanto do ponto de vista do objetivo, quanto da funcionalidade.
Além do Discovery, também existem algumas Syncs, que sincronizam uma dependência cross de mais de 3 times de trabalho. Esse movimento, inspirado em gestão de portfólios, é dividido em 4 momentos, sendo o primeiro o acompanhamento dos assumptions, em que além da revisão dos acordos, também revisamos as atualizações das timelines de entregas. Após, é realizada uma gestão de dependências técnicas cross times, sendo este um dos grandes benefícios das Syncs. A gestão de riscos também faz parte dessa ação, na qual são matriculados os riscos e há o entendimento da mitigação deles ou não. Por último, é visto o quão próximo o produto está da entrega de desenvolvimento e de produção.
Em abril de 2022, a equipe de agilidade CWI tomou a iniciativa de dividir as demandas do GPA em entregas trimestrais. Esse movimento, na opinião de nossos Agile Coaches, foi essencial para uma estruturação mais ágil dos processos e resultou em uma aceleração do fluxo de trabalho.
Em 2023, a implementação de OKRs no GPA realiza 3 anos, para isso, o time atravessou por um intenso treinamento, passando pela metodologia e conceito de OKRs, seguido pela configuração do Azure DevOps e montagem de entregas. Foi observado a oportunidade de focar mais em gestão por objetivos e, essa necessidade, veio para aumentar o foco. Durante o suporte para implantação da estrutura, também focou-se em colocar o nível de confiança, que, hoje em dia, é responsabilidade dos Product Managers.
A implantação do Azure DevOps foi um divisor de águas para uma melhor organização estratégica pois, antes, o cliente não tinha uma ferramenta de gestão de backlog de produtos. Por isso, quando foi implementada, ofereceu um controle maior sobre a produção e o gerenciamento de demandas.
Para organização das tribos e squads dispostas no GPA, foi preciso introduzir a gestão de um Kanban de portfólio. Dessa maneira, todas as demandas ficam dispostas de forma organizada e clara. Aquelas que já entraram em desenvolvimento são caracterizadas como downstream, enquanto as que não foram, de upstream. Assim, é possível mensurar os resultados e os objetivos das tribos de maneira mais fácil.
As movimentações da equipe também fazem parte da timeline, que mostra os destaques de entregas, mas também trocas de Agile Masters e Product Owners, por exemplo. Dessa forma, ficou transparente para a gerência do GPA (e para quem mais teve a experiência) tais movimentos e favoreceu um fortalecimento da relação.
Em maio de 2023, a equipe entregou a automação do start date e target date dos itens de trabalho do Microsoft Azure DevOps. Tal automação provê uma visibilidade imediata em tempo real aos BuDAs (Business Domain Advisors) e Diretores do GPA de todas as entregas de produtos e serviços das squads.
Através de uma timeline viva e integrada a visualização do Delivery Plans da ferramenta, possibilitou-se que sempre que um item maior, como uma Release, sofresse o processo natural de refinamento, sendo derivado em Épicos, Features e User Stories, a visualização do fim das entregas se auto ajusta à nova realidade das datas de fim das Sprints de cada time. No caso de ocorrerem bugs ou estabilizações em sprints posteriores à data final, a timeline se auto ajusta para a nova data, possibilitando total transparência para o ambiente dinâmico do setor varejista alimentar.
Parceria de anos
A parceria CWI e GPA carrega uma longa história, repleta de conquistas e desafios superados. São 10 anos de experiências que se complementam e auxiliam na evolução de ambas as partes. A linha do tempo, construída com o intuito de solidificar essa visão, trouxe diversos insights para a equipe e agregou valor a essa parceria.
Em 2023, os objetivos são essenciais para a estabilização do cliente, focaremos na consolidação de processos e na manutenção dos existentes. Também não será deixado de lado as oportunidades que porventura apareçam para a equipe.
Um dos maiores desafios propostos neste ano é a expansão de atuação para os sistemas corporativos do GPA. A equipe CWI trabalhou durante anos em produtos digitais da companhia, e, agora, busca novos horizontes em frentes como os sistemas de Recursos Humanos, abastecimentos de lojas e outros de caráter interno.