A importância da gestão do tempo no nosso cotidiano

Saber organizar e planejar a rotina nem sempre é simples, mas através da gestão do tempo é possível lidar de forma mais saudável e eficaz frente às tarefas que temos ao longo dos dias.

A rotina frenética que enfrentamos nos faz parar e refletir que é essencial fortalecer a nossa flexibilidade e adaptabilidade perante os inúmeros compromissos que temos, sejam eles profissionais ou pessoais.

Gerenciar o tempo é uma responsabilidade árdua, afinal, nem sempre podemos nos desfazer ou cancelar algumas das nossas atividades do cotidiano. Seja porque são importantes, urgentes, ou possuem prioridade alta. Dessa forma, temos várias obrigações ao longo do dia que precisam ser cumpridas. Mas, e se eu disser que é possível gerenciar melhor essa carga enorme de meetings, calls e tasks diárias, você acreditaria?

Pode parecer difícil, mas é possível!

Mas afinal, o que isso significa?

Para Peter Drucker – pensador conhecido como pai da administração moderna – o conceito pode ser resumido à seguinte frase: “O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”

Essa definição faz total sentido, visto que se não há como gerenciar o tempo, não temos como administrar todo o nosso entorno ou, se fizermos de forma equivocada, podemos tornar a nossa rotina um desastre.

Assim, a gestão do tempo passa por saber organizar as tarefas e atividades, estabelecer quando e em qual ordem elas serão executadas,  bem como identificar a prioridade de cada uma delas. Tudo isso para planejar de modo eficiente, onde será aplicado o esforço necessário de modo assertivo e inteligente, resultando em uma maior produtividade.

Qual a importância da gestão do tempo?

Agora que já sabemos o que é a gestão do tempo, temos que assimilar a importância dela em nossas vidas. Entender que precisamos organizar e priorizar as nossas agendas, nos faz refletir que devemos alocar um determinado tempo para cada tarefa, pois somente assim é possível um controle eficiente.

Quando atingimos esse objetivo, consequentemente aumentamos o nosso rendimento e evitamos uma sobrecarga do indivíduo. Além disso, é importante também, por permitir a execução das nossas tarefas diárias sem prejuízos à qualidade do que está sendo feito e entregue.

Outro ponto que podemos exaltar é que quando gerenciamos o nosso tempo com sabedoria e de forma organizada no contexto profissional, colhemos um impacto positivo nos resultados da empresa. Isso pode ser identificado no alcance de metas e no clima organizacional, visto que no âmbito corporativo, o mercado tem um posicionamento “fatal” com aquelas empresas que não sabem cumprir prazos.

Pela perspectiva pessoal, um ponto que é extremamente relevante, é que podemos evitar picos de estresse e ansiedade, além do impacto negativo no humor das pessoas que são causados pelo mau gerenciamento do tempo.

Logo, estamos falando de efeitos diretamente ligados à saúde dos envolvidos e que, implicitamente, também vão afetar a rotina do colaborador durante o trabalho que, por sua vez, trará consequências indesejadas à empresa.

Que benefícios essa prática proporciona?

É importante perceber que a gestão do tempo nos trará diversos benefícios a partir do momento que conseguimos administrá-la de uma melhor forma. O primeiro grande benefício é a otimização do tempo e uma maior produtividade, onde “ganhamos mais tempo” entre as nossas tarefas e conseguimos entregar mais.

Na sequência, temos o alcance de metas e objetivos de forma mais rápida e eficiente, visto que ao produzir de forma mais assertiva teremos uma janela de conclusão das metas e objetivos muito menor. Adicionaria também o fato de que ao gerenciar o tempo, estamos focando em nossa disciplina, principalmente, olhando para o lado da pontualidade.

(Fonte: Google)

O quarto benefício que posso listar é que a partir do gerenciamento passamos a ter informações mais assertivas sobre o andamento das demandas que estamos trabalhando, sendo assim, também ganhamos tempo, considerando que teremos que para menos vezes para alinhamentos. Ao ler esses objetivos, é possível ver que eles estão interligados e andam juntos?

Seguindo para o quinto resultado positivo que temos é um maior equilíbrio entre a nossa vida pessoal e profissional, devido ao fato de que muitas vezes extrapolamos nossas cargas horárias diárias, pensando que estamos totalmente ocupados, mas a causa raiz disso muitas vezes é apenas a falta de organização e planejar melhor o uso do tempo. Você alguma vez já agiu assim?

Para finalizar a lista dos inúmeros benefícios que colhemos, vou adicionar mais três: gerenciar o tempo vai te ajudar a reduzir os níveis de ansiedade, estresse e até mesmo evitar frustração por não conseguir “fazer tudo”.

Adicional a isso, vamos entender que temos tempo disponível e o melhor, tempo para realizar novas tarefas (sim, sabe aquelas tarefas que nunca temos tempo para pôr em prática?!). E por último, mas não menos importante, aliás, muito importante: vai gerar motivação e confiança para o dia a dia.

O que pode atrapalhar a gestão do tempo?

Apesar dos inúmeros benefícios que a gestão do tempo pode trazer às nossas vidas, precisamos ficar atentos aos pontos que podem nos atrasar. Um dos grandes vilões que temos que enfrentar é a procrastinação. Aliado a isso, também temos as distrações associadas à uma má gestão do tempo, principalmente, o nosso celular e as mais diversas redes sociais.

Acredito que tarefas simultâneas também podem nos atrasar, visto que temos a impressão de que estamos produzindo muito e executando muitas tasks ao mesmo tempo, mas nenhuma das atividades é efetivamente concluída.

Outro impacto muito perceptível no modelo atual de trabalho é a quantidade de reuniões diárias aumentando muito e isso também pode ser um fator que nos atrasa, pois temos diversas reuniões que perdem o foco, possuem pautas não tão claras e que poderiam ser substituídas por um e-mail, por exemplo. Mas para mim, um dos fatores mais prejudiciais é a incapacidade de dizer “não”, devido ao fato de que sempre queremos ser colaborativos, participativos e prestativos (o que é muito plausível e aqui não é o problema que me refiro), contudo, esse comportamento faz com que a gente sempre “abrace tudo” e dessa forma, gere uma grande sobrecarga sobre nós mesmos.

Por incrível que pareça até as conversas de corredor nos atrasam em relação ao gerenciamento do tempo. Conforme um estudo feito no ano de 2014, a consultoria de recursos humanos Robert Half ouviu 2.100 executivos nos Estados Unidos e levantou que 32% dos entrevistados apontaram esse item como desperdício de tempo.

Obviamente, ninguém é proibido de parar e conversar com os colegas, muito menos de tomar aquele cafezinho ou chimarrão, porém, o importante é saber quando pode ser feito ou não, até pelo fato de que essas pausas são naturais e essenciais para o nosso desenvolvimento social e também para a resolução de problemas, visto que realizamos uma troca muito rica nesses momentos.

Distrações e procrastinação são inimigos de uma boa gestão do tempo (Fonte: Google)

Passo a passo para melhorar a gestão do tempo

O que precisamos ter em mente é que para chegar num bom nível de gestão do tempo, vamos precisar realizar um bom planejamento do tempo.

Planejar com antecedência quais atividades serão feitas, definindo a prioridade e urgência delas. Essa organização pode ser feita em um turno, em um dia da semana, ou semanalmente, por exemplo. Sempre é importante lembrar que é mais válido realizar uma tarefa por vez e conclui-la do que realizar várias e não finalizar nenhuma.

Para o planejamento, podemos fazer um checklist das tarefas de forma que possamos acompanhar o que foi planejamento e ir executando, conforme a ordem definida. Caso necessário, existem inúmeras ferramentas de gestão do tempo para auxiliar nessa tarefa.

Um segundo passo é a definição de objetivos e metas. Sempre relacioná-los com o planejamento realizado e pensar em metas e objetivos que sejam reais e atingíveis, mas que ao mesmo tempo sejam desafiadores.

Definir prazos também faz parte das etapas para gerenciar o tempo. Nesse ponto, é importante definir prazos para manter o foco na tarefa que deve ser realizada, pois caso contrário a distração pode tomar conta do seu tempo, visto que não existe um deadline bem definido.

Todavia, o prazo precisa ser realista, até para que não seja gerada uma frustração ao não cumprir o mesmo. Um ponto superimportante é que o ideal nesse processo de definição de prazos é envolver quem atua diretamente na tarefa a ser realizada, visto que é a pessoa, em teoria, mais apta para estimar um prazo viável.

O próximo passo é desenvolver a habilidade e a capacidade de dizer “não”. Sempre é complicado dizer “não” pelos motivos já citados parágrafos acima. Entretanto, quando conseguimos dizer “não”, estamos evitando que uma única pessoa realize tudo, ou seja, que ela se torne o ponto focal das principais tarefas.

Além disso, quando não conseguimos dizer “não”, é quase certo que haverá impacto no planejamento que foi realizado anteriormente, bem como afetar objetivos e prazos estabelecidos, visto que novas tarefas “não planejadas” surgiram no checklist de tarefas do dia.

Pratique o “não”, mas de uma forma flexível e deixe claro que para aquele momento em específico é “não”, mas talvez em outro momento seja “sim”. Procure delegar a atividade a outras pessoas do time, pois assim todos aprenderão e estarão em constante desenvolvimento, além de nivelar os conhecimentos.

Planejar e organizar nossas atividades são pré-requisitos na gestão do tempo (Fonte: Google)

Outros dois pontos importantes que devem ser considerados: priorizar as tarefas e gastar o tempo certo na atividade certa. O primeiro, deve ser pensado visto a importância e urgência das tarefas (o que pode ser feito junto com a etapa de planejamento). É importante evitar a troca de priorização realizada, exceto em situações pontuais e mais críticas.

O segundo item tem relação com saber distinguir o momento de fazer e por quanto tempo uma determinada atividade. Por exemplo, realizar alguma tarefa no momento errado não vai agregar valor algum, além de desperdiçar tempo e esforço em uma tarefa mais importante, mais prioritária.

Para aplicar a gestão do tempo existem dezenas de técnicas que podem ser utilizadas. O método Kanban que já é conhecido por nós é uma das formas que nos auxilia muito a gerenciar o tempo. Mas gostaria de falar sobre a técnica de Pomodoro e sobre a matriz de gerenciamento do tempo.

Na primeira técnica o foco está em dividir o trabalho em ciclos de 25 minutos, onde o objetivo é trabalhar focado na tarefa sem realizar interrupções. Finalizado o ciclo, pode ser realizado um intervalo curto de cinco minutos. Recomenda-se na técnica realizar uma pausa de 20 minutos, mas somente após ter realizado quatro ciclos de 25 minutos trabalhados e cinco minutos de intervalo entre eles. Se surgir uma ou mais distrações durante o período, sugere-se que elas sejam anotadas para que depois possa ser realizado algum tipo de ação.

Já na matriz de gerenciamento do tempo, temos os quadrantes divididos definindo o que é importante e urgente, e o que não é:

• Quadrante 01: É importante e urgente? Faça agora!
• Quadrante 02: É importante, mas não é urgente? Agende!
• Quadrante 03: Não é importante, mas é urgente? Delegue!
• Quadrante 04: Não é importante nem é urgente? Elimine!

Ou seja, na matriz de gerenciamento do tempo, no quadrante 01 temos tarefas que acrescentam valor e resultado, sendo elas de resolução imediata. No quadrante 02 as atividades não são de resolução imediata, mas acrescentam valor e resultados. Já no quadrante 03, são de resolução imediata, mas não acrescentam valor. E por fim, no quadrante 04, não acrescentam valor nem são de resolução imediata.

Com todas essas informações, ao longo dos últimos meses, consegui tirar as seguintes lições aprendidas com a gestão do tempo:

• Avaliar, organizar e priorizar as tarefas com base no calendário, Trello e board do Azure;
• Incluir data de entrega nas atividades para melhor controle;
• Tentar cumprir o time-box de reuniões evitando gargalos;
• Realizar somente uma task por vez para atingir melhores resultados;
• Manter o foco no que está sendo feito evitando ao máximo distrações;
• Fazer as pequenas tarefas na hora que são recebidas e tarefas mais complexas planejar;
• Utilizar a matriz de gerenciamento do tempo para definição de prioridades.

Em virtude dos aspectos abordados, podemos dizer que ao longo desse artigo aprendemos a importância e técnicas para uma boa gestão do tempo, que são capazes de aumentar a nossa produtividade, quando aplicadas com sucesso. Além disso, é importante dizer que podemos combater o efeito negativo da procrastinação, desorganização e outros fatores fazendo o gerenciamento do tempo, evitando o desperdício de tempo.

Em adição, concluímos que a gestão do tempo é uma aprendizagem contínua, ou seja, precisamos sempre exercitar e seguir desenvolvendo essa habilidade para que tenhamos um bom resultado. E por último, gerenciar o tempo não é sinônimo de ser uma pessoa multitarefas, visto que muitas atividades serão iniciadas, mas pouquíssimas serão concluídas, e por conta disso, não é eficiente para os resultados esperados.