Aprimorando apresentações para a área de negócio

Parte muito importante de mostrar valor do Design para uma empresa ou cliente é apresentar os resultados do trabalho, workshops, experimentação, definições de estratégias, etc. Estudei, experimentei e estruturei um modelo que favorece o entendimento de outras áreas sobre tais resultados, de forma direta, rápida e didática.

É comum a dificuldade em apresentar resultados. Principalmente se o processo exige tempo de aprofundamento, gerando grande volume de conteúdo.

No meu caso ocorriam reuniões longas para apresentação, o público poderia ou não estar diretamente envolvido com o time e geralmente eram muitas pessoas. Além disso, era provável que algumas saíssem antes que a reunião terminasse ou entrassem na sala após o começo. Esses pontos também favorecem para que o ambiente não seja seguro para discussão: seja porque as pessoas não entenderam seu ponto ou precisam falar com mais pessoas para entender os problemas e alinhar outros fatores.

Fora tudo isso, como as pessoas podem discutir e levar seus resultados à frente se elas não entenderam ou viram você apresentar? Caso a mensagem não seja compreendida de forma adequada, todo o trabalho corre risco de não ser levado a sério.

“A essência do Design é causar mudanças, não fazer que todos slides sejam lidos.” [Slava Shestopalov]

Slava comenta sobre formas de tornar apresentações longas focadas em resultados ou insights sugeridos. Designers e outros profissionais (principalmente os de formação acadêmica) foram ensinados a elaborar materiais com a estrutura de começo, meio e fim (inclusive esse artigo, haha!):

Essa estrutura é ensinada na academia para elaboração de pesquisas, artigos, livros e, inclusive, é a mesma se tratando de outras mídias como filmes, séries e etc. Caso o público seja parecido com você (em formação, área de atuação, círculo profissional) será possível que o conteúdo seja entendido. Porém, pode ser menos efetivo para atingir pessoas de áreas diferentes.

Geralmente pessoas da área de Design querem mostrar a relevância dos processos, práticas e análises que geram e justificam os resultados propostos. Tive como ponto de partida o seguinte:

• As pessoas podem estar envolvidas em diversos projetos: pouco tempo, cabeça cheia e podem deixar a reunião a qualquer momento;
• No topo da hierarquia (diretoria, product owners, business owners, áreas adjacentes) tendem a preferir números e métricas do que conceitos e abstração;
• Pode ser mais relevante mostrar resultados do que o processo todo até se chegar lá.

Por que isso importa?

Quem pesquisa e desenvolve para pessoas sabe como é crucial estudar seu público e não projetar para si mesmo. Tornando uma apresentação mais acessível o conteúdo e sua mensagem principal se espalham de forma rápida em lugares que você não imaginou antes. Tendo o “topo” da hierarquia como alvo, é possível indiretamente atingir toda a cadeia.

Pesquisa

O material que usava antes seguia o mesmo padrão de começo, meio e fim. Passei por dificuldades em escalar todo conhecimento adquirido “em campo” e ter certeza de que as mensagens mais importantes seriam entendidas pelas diferentes áreas da companhia.

A partir dele entrevistei pessoas de dentro e fora do projeto que atuo, questionando a necessidade do material.

Ao conversar com product owners, desenvolvedores, analistas e designers obtive informações suficientes para separar por afinidade. Esse processo se chama clusterização.

Depois realizei benchmark com players de mercado que tratam de uma quantidade extensa de conteúdo como blogs, plataformas de cursos online, extensões de atualização de conteúdo no navegador, ferramentas de testes remotos e etc.

Formato

Identifiquei que há prós e contras em formatos online e offline, dependendo de cada realidade. É importante ter em mente como vai ser realizada a apresentação e como o público pode escolher acessar depois e compartilhar o material. O formato online facilita o compartilhamento e atualização. Offline dá mais autonomia para quem acessa e é interessante para reports e arquivos sazonais.

Modelo Sugerido

O modelo sugerido possui sumário logo no início, assim cada área pode navegar para onde tem mais interesse ou a qualquer momento ter uma visão geral dos resultados novamente. Dependendo, um número reduzido de pessoas pode se interessar pela estrutura do material, então esse conteúdo fica com menor relevância dentro do todo. Se seu arquivo tem áreas clicáveis, pode ser interessante um tutorial no início caso o público não esteja acostumado com este formato.

Insight

O insight sozinho empobrece a apresentação. Sugira opções de melhoria e fluxos a serem seguidos sempre que possível, mesmo que em um outro momento a situação mude. Utilize fatos para embasar seu pensamento e ajudar quem estiver acessando o material: podem ser fotos, vídeos, depoimentos, dados, tudo que for relevante. Obviamente o ponto de partida para se chegar a sugestão também deve ser contemplado, mas pode ter menor relevância no todo.

Resultado

O material que tenho usado segue este formato. É possível manter apenas o sumário na hora de apresentar e responder a cada solicitação do público: se vão discutir todos insights ou se precisam de algum detalhamento.

Esse modelo facilita discussões e a colaboração, mas tenha em mente que também pode gerar descontrole caso muitas pessoas falem diversos assuntos. É nosso papel como facilitadores mediar as discussões e tomar nota do que mais for relevante ou repetido. Assim, retomando o assunto em um outro momento ou mudando o foco da reunião para um tema específico.

Dicas

Aqui um resumo de coisas simples para aprimorar sua apresentação:

1. Use um sumário caso o conteúdo tenha mais de 10 slides, bônus se ele for acessado de qualquer parte do documento;
2. Deixe no começo toda sua lista de insights ou a informação mais importante de tudo que fez;
3. Use textos curtos ou tópicos;
4. Prossiga para o detalhe de algum insight apenas se necessário;
5. Escreva de forma que qualquer pessoa consiga entender, mesmo que chegue no meio da reunião, seja novo na equipe ou acesse o material sem você junto;
6. Pense no melhor formato de acordo com seu público e necessidades (offline x online);
7. Sugira melhorias ou novas opções para um problema apontado sempre que possível;
8. Documente como foi o processo de elaboração e trabalho, além das pessoas envolvidas, mas com menor evidência.

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Referências:

Designing Better Design Documentation

Overview of the ways to make documents clearer, better structured, and more appealing