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Como usar Inteligência Artificial para analisar reuniões
4 minutos de leitura
A CWI vem utilizando inteligência artificial como recurso para aumentar a produtividade de seus times. Uma das maneiras de fazer isso é reduzir o tempo investido em atividades como resumir reuniões e escrever atas.
Neste artigo, vamos compartilhar um jeito simples de otimizar o seu tempo ao utilizar a transcrição de videochamadas do Microsoft Teams para que um chatbot forneça informações úteis rapidamente. Aproveite!
✍️ O artigo foi escrito a partir do relato de um experimento do cwiser e Engenheiro de Soluções Thiago Borba.
Benefícios do uso de IA em reuniões
É comum que, ao longo de uma reunião online, diversas ações posteriores sejam combinadas. Por vezes, alguém não consegue participar e precisa assistir a gravação depois.
Utilizar uma ferramenta de inteligência artificial para análise do encontro pode facilitar o trabalho tanto de quem fica responsável por registrar os acordos quanto para quem não esteve presente, já que um chatbot consegue…:
- Consolidar os principais tópicos discutidos em momentos diferentes da reunião;
- Ser mais eficiente do que um ser humano assistindo à gravação acelerada e com distrações no entorno;
- Identificar facilmente dúvidas e ações que precisam ser executadas;
- Sintetizar palavras-chave;
- Sugerir os próximos passos necessários.
Confira a seguir como é simples!
Passo a passo para analisar reuniões usando Inteligência Artificial
As instruções a seguir se referem às versões vigentes em abril de 2024 do Microsoft Teams, do ChatGPT e do Gemini (anteriormente conhecido como Bard). Em 5 passos, você terá uma transcrição da videochamada, principais tópicos, sentimento predominante, lista de ações e e-mail de resumo.
1) Ativar a transcrição da reunião
Para que um chatbot consiga analisar uma reunião online, é necessário fornecer a transcrição da videochamada. O Teams tem essa funcionalidade, basta ativá-la.
Durante uma reunião, clique em “Mais” > “Gravar e transcrever” > “Iniciar transcrição”. Todas as pessoas presentes serão notificadas e a transcrição aparece no lado direito da janela.
Quando a reunião é encerrada, a transcrição fica disponível na área de chat do Teams (menu à esquerda). É possível fazer download em .docx e .vtt.
2) Pedir a síntese dos principais tópicos
Copie a transcrição para uma conversa com uma inteligência artificial. No nosso caso, fizemos testes com o ChatGPT, da OpenAI, e o Gemini, do Google.
Basta enviar a transcrição para que os chatbots forneçam resumos, antes mesmo de um prompt com essa solicitação. Em nosso teste com o registro de uma daily meeting, as duas IAs imediatamente listaram os temas abordados por cada um dos 7 participantes.
O prompt “Baseado na transcrição fornecida, resuma a reunião” proporcionou uma síntese muito próxima do que foi dito na videochamada. Ainda utilizamos o prompt “Quais os principais 3 tópicos da reunião?” e tivemos bons resultados.
3) Avaliar o sentimento predominante
A inteligência artificial também pode ser utilizada para auxiliar na compreensão do tom emocional de uma reunião — é positivo, neutro ou negativo?
Uma possibilidade de prompt para isso é “Usando um algoritmo de análise de sentimento, qual o sentimento predominante na reunião?”. No teste com a transcrição de uma reunião de um time técnico da CWI, o Engenheiro de Soluções Thiago Borba considerou interessante o resultado trazido pelo ChatGPT, “preocupação e urgência”.
“O sentimento detectado levou em consideração fortemente o assunto [dificuldades com VPN e questões de segurança]”, comenta Borba. “Na comunicação não fica explícito uma urgência, porém quando o tema é considerado, o sentimento é de urgência.”
No teste com a transcrição de uma daily com o Gemini, a análise foi de que “havia um sentimento positivo e de colaboração no ar”. A avaliação coincide com a sensação de quem de fato participou da reunião.
4) Planejar ações posteriores
O prompt “Existe alguma ação que deve ser planejada?” pode ser bastante útil em reuniões longas ou densas. No caso da conversa sobre a transcrição da daily meeting, a inteligência artificial do Google apontou duas atividades que precisariam ser realizadas e fez sugestões, como o agendamento da próxima reunião, percebendo que isso não aconteceu no encontro em questão.
O Gemini também fez as seguintes recomendações:
- “É importante que as ações sejam atribuídas a pessoas específicas e que prazos sejam definidos para que sejam concluídas.”
- “A equipe deve se comunicar regularmente para acompanhar o progresso das ações e para discutir qualquer problema que possa surgir.”
- “É importante que a equipe seja flexível e adaptável, pois as prioridades podem mudar com o tempo.”
No teste da reunião com o time técnico, Borba avalia que “as ações encontradas são válidas, apesar de abertas”.
5) Solicitar e-mail com resumo e ações
Para garantir que todos os participantes de uma reunião estejam na mesma página, é comum que alguém fique responsável pelo registro dos assuntos e combinados. As inteligências artificiais também podem ajudar nisso. Considere usar este prompt:
“Escreva um e-mail informando os principais tópicos da reunião, limitado a 230 palavras, e adicione as ações que devem ser tomadas. Resuma cada ação em no máximo 300 caracteres.”
Em nossos testes, seria necessário fazer ajustes na sugestão de e-mail, mas a estrutura foi considerada interessante e válida.
Essa é apenas uma das formas de potencializar produtividade com inteligência artificial. Saiba como nosso time vem utilizando IA para acelerar o desenvolvimento de software!
