Boas práticas na comunicação no trabalho remoto

O desafio em relação à comunicação está presente no dia a dia da área da tecnologia da informação, frequentemente apontado como causa de falha em projetos. Essa situação ocorre mesmo antes do trabalho remoto. É comum ouvir sobre equipes com dificuldades de comunicação entre os membros, fato que se acentuou com o trabalho remoto.

No ambiente presencial, a comunicação entre as pessoas fluía impulsionada pelo convívio. As trocas de informações ocorriam ao tomar um café ou durante o almoço, estimulando discussões informais. O trabalho colaborativo acontecia naturalmente, com colegas depurando códigos, realizando testes, criando códigos complexos e gerando ideias conjuntas para resolver os desafios. Essa dinâmica criava conexões entre os profissionais devido à interação cotidiana.

Com a chegada da pandemia em 2020, o trabalho remoto se tornou uma necessidade em razão dos cuidados. A transição do trabalho presencial para o remoto ocorreu de forma abrupta, sem tempo para se estabelecer processos e ferramentas eficientes para essa nova realidade. Com o passar do tempo, os times se organizaram e aprimoraram seus processos, enquanto uma gama de ferramentas surgiu para facilitar o trabalho remoto. Porém, os desafios de comunicação ainda são amplamente discutidos, muitas vezes comparando o ambiente presencial com o remoto.

Diante disso, se apresentam algumas boas práticas para o remoto que podem contribuir para minimizar os riscos de problemas de comunicação, começando pela diferença entre comunicação assíncrona e síncrona.

Comunicação assíncrona: nela não há necessidade dos participantes estarem online ou disponíveis simultaneamente, podem usar chats com mensagens claras e autoexplicativas, por contexto, escrevendo como se não pudesse ter uma resposta agora e considerando que a pessoa está indisponível naquele momento, podendo ler e responder posteriormente. Pense em como essa informação vai ser lida no futuro. Não mande somente o famoso “Oi, tudo bem”.

Comunicação síncrona: é a comunicação em tempo real que, no ambiente remoto, é mais frequente que ocorra por videoconferência. É utilizada quando não está clara uma comunicação entre as pessoas, quando ocorre a falta de entendimento de uma situação, quando o tom do chats e e-mails está agressivo ou quando há demora para se ter um entendimento. Muito usado em situações para resolver problemas, como de bug em produção, cerimônias ágeis e treinamentos.

Exemplo de comunicação assíncrona não efetiva:

Dev: Olá, como vai?
PO: (5 horas depois). Olá, tudo certo?

Dev: (2 horas depois) Estou com algumas dúvidas sobre a demanda de cadastro de cliente PJ.
PO: (1 dia depois). Claro, no que posso ajudar?

Dev: (2 horas depois) Não estou seguro sobre como fazer a integração?
PO: (1 dia depois). Vamos marcar uma call para 2 dias depois.

Observe como o tempo é desperdiçado quando não nos concentramos diretamente no cerne da comunicação assíncrona.

Veja uma sugestão de como a comunicação assíncrona pode ser mais efetiva.

Dev. Olá, como vai? Estou enfrentando uma dúvida no cadastro de cliente PJ. A documentação não fornece clareza quanto à integração necessária para validar as restrições. Estou avaliando duas APIs, “restringe PJ” e “restringe PJ E”, e não tenho certeza de qual usar. Esta demanda é de alta prioridade e só falta essa definição para que eu possa concluir. Você pode me orientar nesse sentido? Agradeço muito!

Na imagem, os dois primeiros níveis da pirâmide são a base da comunicação assíncrona de um time. Ela acontece na maior parte do tempo através da troca de mensagens bem estruturadas, contextualizadas, empáticas e completas, que permitam a tomada de decisões e movimento para a ação.

Os três níveis seguintes dizem respeito à comunicação síncrona, extremamente importante para a manutenção da cultura, promoção de eventos, ações e alinhamentos entre os times quando todos precisam estar na mesma página ao mesmo tempo.

Câmeras abertas

Ao abrir as câmeras durante as reuniões, os participantes conseguem interagir uns com os outros, o que ajuda a criar conexões e fortalecer a relação com os colegas, resultando em maior confiança, colaboração e sensação de pertencimento. Quando as câmeras estão ligadas, as pessoas tendem a manter-se focadas e envolvidas nas discussões, aumentando o comprometimento.

No trabalho remoto, é comum sentir-se isolado ou distante dos colegas e da cultura da empresa. Abrir as câmeras ajuda a humanizar a experiência, permitindo a visão dos outros como pessoas reais.

Mostrar-se visível

No trabalho presencial, ao chegar no local, era comum e educado as pessoas se cumprimentarem, e isso também pode ser praticado no remoto, mostrando-se visível e em contato com o time. Ao iniciar o dia, dar o famoso “bom dia” pode gerar engajamento e conexão. Quando uma informação é postada em um canal de texto, reagir ou responder o autor da informação demonstra que você leu e absorveu a informação. O autor vai sentir-se reconhecido e isso vai gerar conexão e engajamento.

Comunicação clara e centralizada

Todas as informações referentes ao time precisam estar num canal com acesso de todos. Evite comunicação 1:1, ou por assunto, pois deixa o time sem contexto e dá a sensação que nada está acontecendo. Os canais precisam estar “vivos”, o que retira a sensação de isolamento, de que nada está acontecendo. Caso parte do time esteja trabalhando presencial, mantenha a comunicação nos canais de acesso a todos, assim, evita isolamento de quem não está presencial e desconexão dos times.

Fluxo de trabalho bem definido

Ter um fluxo de trabalho definido e dar visibilidade a todas as partes interessadas é uma forma de comunicação assíncrona e de transparência (um dos valores do scrum). Segundo o guia Scrum, um time de desenvolvimento é composto por Desenvolvedores, Dono do Produto e Scrum Master, porém, na prática, existem outras partes interessadas (gerentes, diretores, negócios e outros times etc). É importante a definição do fluxo e principalmente a sua divulgação para que todos tenham acesso às informações e entendam o processo de trabalho. E é dever do time manter o fluxo atualizado com informações reais do andamento do trabalho. É uma excelente forma de comunicação, que vai evitar questionamentos e paradas para respostas.

Celebrar as conquistas

Os times, que estão fazendo entregas com frequência e num ritmo muitas vezes frenético, esquecem de comemorar a entrega importante, que fez a diferença e agregou valor. Há poucos momentos de comemoração ou para elogiar um trabalho que um colega fez. Pode-se celebrar, mandar kudos, comentar no final da reunião diária que a conquista foi realizada, gerando assim motivação e senso de pertencimento.

Ambiente de trabalho

Crie um ambiente de trabalho confortável em casa, escolhendo um local adequado e evitando áreas como sofá ou cama. Estabeleça uma rotina que simule a ida ao escritório, com horários fixos de início e término. Reserve momentos para breves pausas ao longo do dia, permitindo relaxar e se movimentar. Essas práticas contribuem para uma experiência de trabalho remoto mais saudável e produtiva. Além disso, garanta conforto ergonômico com uma boa cadeira, mesa, monitor, etc. Manter esse equilíbrio entre saúde mental e física é fundamental para um trabalho remoto bem-sucedido, que promova o bem-estar em todos os aspectos.

Comunique-se ativamente

Devido a questões culturais, nos comunicamos somente quando questionados. Se alguém indaga sobre o progresso de uma tarefa, relata-se o seu estado, entretanto, quando não há questionamento, a informação permanece retida. Isso ocorre com frequência nas equipes, em que alguém, tendo uma informação, não a compartilha de maneira eficaz.

“A comunicação ativa envolve em perceber e transmitir informações relevantes para o time ou grupo quando entender necessário, mesmo que essas informações não tenham sido solicitadas.”

Conclusão

Diante das exposições acima, é importante cada um refletir se está ou não conseguindo se comunicar de forma clara, passando as informações completas e proporcionando um ambiente de inclusão e interação entre todos. Para tanto, cabe a cada um verificar o que pode realizar e contribuir no ambiente remoto, visando melhorias na comunicação, almejando maior engajamento e conexões com as pessoas e com a empresa.

Comunique-se: a mudança começa por você!