Metodologia OKR aplicada no planejamento de metas do GPA

Os OKRs (Objectives and Key Results ou, em bom português, Objetivos e Resultados-Chave) são extremamente úteis em uma gestão baseada em objetivos. Sobretudo, para definir metas que realmente levam à expansão do negócio. A implementação dessa metodologia é um dos trabalhos da CWI junto ao GPA. A companhia é número 1 no e-commerce alimentar do Brasil e conta com mais de 21 milhões de clientes cadastrados nos seus programas de fidelidade.

Neste case, vamos contar como apoiamos a empresa nesta evolução. A Google, por exemplo, está entre as outras grandes organizações que utilizam os OKRs. Continue a leitura para saber mais!

Gestão de produtos

O GPA, anteriormente denominado Grupo Pão de Açúcar, é uma das maiores empresas varejistas brasileiras. A CWI contribui para esse sucesso com uma parceria que vem sendo renovada e ampliada desde 2017.

Atualmente, nosso time corresponde a cerca de 70% das squads digitais. Atuamos em muito além do serviço de desenvolvimento de software, participando ativamente de diversas iniciativas. Entre elas, a implementação de novas formas de gerir o fluxo de trabalho.

Com o propósito de potencializar resultados, a área de TI da companhia evoluiu de uma mentalidade de gestão de projetos para uma de gestão de produtos. Neste formato, a jornada de compra (composta por atração, conversão, excelência operacional e pós-venda) conta com objetivos trimestrais. Além disso, as squads têm a autonomia necessária para publicar em produção e deliberar sobre como aquele produto deve ser.

A CWI vem atuando e liderando times multidisciplinares compostos por Product Owners, Agile Masters, Desenvolvedores e Testadores. Com uma abordagem ágil de construção de software, a atuação inicia na concepção de novos produtos e se estende por todo o ciclo de vida dos mesmos.

O desenvolvimento de soluções adaptáveis às necessidades do varejo está no DNA dos nossos times e equipes de apoio. Além disso, com a atuação de um coach especialista em agilidade, buscamos sempre conectar o estilo de engenharia de desenvolvimento de software Lean da CWI, promovendo constante aprendizagem e executando melhoria contínua dos nossos processos e iniciativas.

Ilustração de homem cercado por ícones que representam o mundo corporativo.

Uma mulher de costas trabalha em um smartphone e um notebook e, ao lado, temos a sigla OKR.

Como estamos implementando o método OKR no GPA

A abordagem de OKRs é utilizada para definir metas significativas, concretas, orientadas à ação e inspiradoras. A letra “O” se refere à palavra objectives (objetivos) e as letras “K” e “R”, aos termos key results (resultados-chave). É um método desenhado para que seja possível olhar para o futuro desejado e medir facilmente o quão próximo a squad está dele.

O trabalho foi iniciado com a organização da grande quantidade de demandas direcionadas à equipe técnica. Houve também um momento de formatação da maneira como estas tarefas são passadas. Para isso, foi enfatizada a característica do uso de OKRs de facilitar e maximizar a
aproximação entre as pessoas das áreas de negócio e de Tecnologia da Informação. Com objetivos compartilhados evidentes para todos, todos falam a mesma língua.

Havia, ainda, uma oportunidade de dar maior visibilidade à priorização das atividades. Quando a empresa está organizada por objetivos, é mais fácil de entender o que os times estão realmente entregando.

Orientação pela entrega de valor

Mesmo antes da implementação de OKRs, os times CWI que atuam no GPA já trabalhavam por gestão de objetivos. Essa realidade foi uma base muito importante para as transformações que vieram depois. Mudar a orientação por feature para uma nova perspectiva que prioriza a entrega de valor ao negócio foi uma disrupção no processo de trabalho.

A transição considera que diversas funcionalidades podem estar sendo implementadas em um produto sem que estas novidades estejam, de fato, agregando valor. Ou seja, muitas atividades concluídas, mas pouco retorno para o negócio. Os OKRs auxiliam a manter o novo ponto de vista em foco.

Além disso, a orientação pela entrega de valor se alinha muito bem à gestão por métodos ágeis, como Scrum e Kanban. Os pensamentos que acabam guiando a priorização das demandas são:

• Esta feature que queremos entregar irá agregar valor ou não?
• Qual métrica eu estou melhorando?
• Qual o retorno efetivo e numérico eu posso esperar se decidir implementar esse novo objetivo?

Ilustração simbolizando ciclos contínuos.

Etapas da implementação de OKRs

A equipe de TI do GPA está organizada em três grandes tribos: Ecommerce, Fidelidade e Supply-Chain. Cada uma tem diversas subdivisões e business owners (BOs) responsáveis por determinados segmentos ou verticais. Por isso, para começar o trabalho de implementação de OKRs, optou-se pela construção de objetivos para cada BO.

A primeira etapa realizada foi o treinamento sobre a metodologia. A intenção era nivelar o conhecimento de todos a respeito da premissa e dos benefícios do método OKR. Feito isso, o time CWI trabalhou na configuração do Azure DevOps (ferramenta de gestão ágil de backlog, utilizada pelo GPA) para gerir objetivos e resultados sem necessidade de plugin. Isso, até onde sabemos, ainda não havia sido documentado em nenhum artigo sobre o
tema.

O trabalho continuou com o suporte dado pela nossa equipe na definição dos OKRs táticos referentes ao primeiro trimestre de 2021. A cocriação também foi realizada no segundo e no terceiro trimestre. No quarto, os business owners fizeram a determinação das metas com auxílio apenas de suas squads.

Antes do encerramento do primeiro ciclo, ainda foi realizado um fórum para esclarecimento de dúvidas e alinhamento de nível de confiança. As pessoas envolvidas nos times que implementaram OKRs classificam o quão confiantes estão a respeito do atingimento dos objetivos. Isso é feito em uma escala de verde (muito confiante), amarelo e vermelho (pouco confiante).

Ao final de um ciclo completo de implantação, de um ano, foi possível colher inúmeros feedbacks positivos. Os retornos vieram tanto dos times que participaram ativamente desta gestão por objetivos quanto do nível estratégico, para o qual a visibilidade dos resultados estava sempre acessível via dashboards interativos no Azure DevOps.

Cubos de madeira com ícones que representam o mundo corporativo empilhados em forma de pirâmide.

Sigla OKR na tela de um notebook. Da letra O, saem as palavras objectives/objetivos e as perguntas

Resultados alcançados com OKRs

A implementação de OKRs nas squads de TI do GPA foi um processo de muito aprendizado, tanto para a CWI quanto para os colaboradores da varejista. Por exemplo: o uso da metodologia acabou evidenciando, com métricas precisas, a necessidade de ampliação da equipe de desenvolvimento.

A evolução foi visível ao longo do ano. Como a quantidade de pessoas e a formatação dos times se manteve estável, foi possível comparar a quantidade de objetivos atingidos pelos times em cada trimestre.

Independentemente da quantidade de objetivos desejados, a velocidade de entrega daqueles que eram concluídos com sucesso manteve uma média constante, enaltecendo a velocidade de entrega da organização como um todo. Esse resultado oferece evidências de que quanto maior o foco e menor a quantidade de objetivos em paralelo, maior é a velocidade.

O uso de OKRs no planejamento de metas do GPA significou a execução de avanços relevantes. Avaliando o processo de implementação do sistema de metas como um todo, o resultado é extremamente positivo. As métricas aferidas trazem mais transparência e tornam-se ferramentas para tomadas de decisão ainda mais coerentes com o panorama atual.

Outra questão útil foi o uso do Azure DevOps para gestão de OKRs. A ferramenta proporcionou visibilidade de prioridades e status, incluindo uma barra de progresso para cada objetivo definido. Toda a informação pode ser consultada facilmente. Dashboards interativos mostram quais atividades estão concluídas, quais estão falhando e quantas pessoas avaliaram a confiança como verde, entre outras funcionalidades.

A expansão da aplicação da metodologia no planejamento estratégico de nível anual está mapeada para os próximos passos. A intenção é dar sequência ao movimento de melhoria contínua, em vez de focar em mudanças revolucionárias.

Diferencial CWI no GPA

Como visto, a parceria entre a CWI e o GPA inclui mais do que oferecer serviços de desenvolvimento de software. Também conta com a nossa participação ativa na qualificação de profissionais para a potencialização de resultados.
Nesse sentido, além da implementação de OKRs, tivemos a oportunidade de estruturar e realizar capacitações, como o treinamento de Agile Masters presentes nas mais de 20 squads do GPA. Também realizamos um bootcamp com Product Owners de mais de 35 squads, além de liderar chapters de Processo, Qualidade e Desenvolvimento.
Nosso trabalho com uma das maiores empresas varejistas brasileiras vem trazendo impactos positivos, baseados em colaboração e confiança.

Três pessoas conversam em volta de um notebook.

Sobre o GPA

Para dimensionar a expressão do GPA no varejo do Brasil, vamos deixar que os números falem por si. A área de e-business da companhia registrou mais de 11 milhões de pedidos em 2021, totalizando um GMV que ultrapassou R$ 2 bilhões. Em outras palavras, é o líder do e-commerce alimentar no país.

A empresa faz parte do Grupo Casino, presente em todas as regiões brasileiras com marcas como Pão de Açúcar, Clube Extra, Compre Bem,
Finlandek, Qualitá, Club des Sommeliers e Taeq. São mais de 800 lojas físicas e 22 centros de distribuição e entrepostos. E há, ainda, as operações com o Grupo Éxito no exterior (Argentina, Colômbia e Uruguai).

O modo de trabalho dos mais de 57.000 colaboradores do GPA tem princípios muito semelhantes aos da CWI. São pessoas movidas por entregar experiências cada vez melhores. Além disso, como nós, são inconformados(as) e estão sempre buscando por inovação.

Um monitor exibe o site do GPA sobre um fundo azul-marinho ilustrado pelo ícone do logotipo do GPA.

Sobre a CWI

Mais do que o desenvolvimento de software, a CWI tem como objetivo principal a qualidade da entrega. Ter este norteador certamente é um dos motivos pelos quais nos tornamos uma das maiores empresas de tecnologia do Brasil. Atendemos, além do GPA, outros grandes clientes de áreas como finanças e tecnologia.
Hoje somos mais de 1.500 colaboradores de alto nível técnico. Estamos constantemente formando novos talentos em programas como o Crescer (estágio em TI) e o Reset (mudança de carreira). Trabalhamos com excelência, adaptabilidade e transparência, entregando estratégias e soluções tecnológicas relevantes.

A importância dos Processos na Engenharia de Software CWI

A Engenharia de Software CWI é a base que nos permite entregar estratégias realmente decisivas para o sucesso do negócio de nossos clientes. Esse aspecto da nossa cultura inclui entendimento do negócio, compreensão do problema, definição de estratégia e implementação da solução para a entrega de valor.

Os profissionais de Processos são essenciais em ações como a implementação do sistema OKR no GPA, buscando elevar a maturidade do processo de trabalho. Atuam em facilitação de
cerimônias, implantação de processos e práticas ágeis e na formação de equipes de alto desempenho.